- La conciliación a tres bandas (three-way match) compara cada factura con su pedido de compra y con el albarán de entrada antes de aprobar el pago.
- Sirve para no pagar lo que no se pidió, lo que no llegó o a un precio distinto del acordado.
- Las tolerancias deciden qué diferencias se aprueban solas; todo lo que las supere lo revisa una persona.
- Comparar campo a campo solo funciona cuando los tres documentos describen lo mismo de la misma forma. La mayoría de las excepciones son documentos que coinciden en el fondo pero no en la redacción, las unidades o la estructura.
- Resolverlas exige leer los documentos por lo que significan: reconocer la referencia del proveedor como tu artículo, convertir unidades, unir una factura a varios albaranes y comprobar una subida de precio contra el contrato.
- Esa comprensión ya se puede automatizar. La decisión sobre cada excepción y la aprobación del pago siguen siendo de personas.
¿Qué es la conciliación a tres bandas?
La conciliación a tres bandas es el control que hace cuentas a pagar antes de pagar una factura: comprobar que lo facturado coincide con lo que se pidió (el pedido de compra) y con lo que realmente llegó (el albarán o la entrada de mercancía en el ERP). En inglés se llama three-way match y en muchas empresas se habla simplemente del cotejo pedido, albarán y factura.
Si los tres documentos cuadran, la factura se contabiliza y se paga en su vencimiento. Si no cuadran, se bloquea hasta que alguien aclare la diferencia.
¿Qué errores evita?
Evita pagar de más sin que nadie lo note. Los casos típicos son facturas por más unidades de las recibidas, precios distintos de los negociados, facturas duplicadas, cargos que no estaban en el pedido y, en el peor caso, facturas de proveedores que no deberían estar cobrando. También deja una pista de auditoría: para cada pago se puede enseñar el pedido que lo autorizó y la entrega que lo justifica.
¿Dos, tres o cuatro bandas?
| Tipo | Qué compara | Cuándo se usa |
|---|---|---|
| Dos bandas | Pedido y factura | Servicios o compras sin entrada física de mercancía, donde no hay albarán que registrar. |
| Tres bandas | Pedido, albarán y factura | Compras de material. Es el estándar en cuentas a pagar de empresas industriales. |
| Cuatro bandas | Pedido, albarán, inspección de calidad y factura | Materiales críticos que no se pagan hasta pasar el control de calidad. |
Las discrepancias más habituales
| Discrepancia | Ejemplo | Qué hacer |
|---|---|---|
| Cantidad | Se facturan 200 unidades y el albarán registra 180. | Pagar lo recibido y pedir abono o la entrega pendiente. |
| Precio | El pedido dice 12,40 € y la factura 12,90 €. | Comprobar si hay una revisión de precio pactada; si no, reclamar. |
| Cargo no previsto | Portes, recargo por combustible o embalaje que no estaban en el pedido. | Aprobar si el contrato lo cubre y está en tolerancia; si no, decide el comprador. |
| Duplicado | La misma factura llega por correo y por el portal. | Bloquear la segunda y avisar al proveedor. |
| Sin pedido | Factura de un proveedor sin pedido asociado. | No pagar hasta que alguien con autorización la apruebe o se regularice el pedido. |
¿Por qué no basta con cotejar línea a línea?
Un cotejo clásico compara campos: la factura dice artículo 40-1187, 1.000 unidades a 0,42 €; el pedido dice lo mismo; el albarán también; la factura se contabiliza. Eso funciona cuando los tres documentos salen del mismo maestro de artículos. Las facturas de proveedor no salen de ahí. Usan sus referencias y descripciones, sus unidades de medida y su forma de agrupar las entregas. Así que los campos no coinciden aunque no haya ningún error, y la factura cae en la cola de excepciones.
En un departamento de cuentas a pagar industrial, la mayor parte de esa cola no es sobrefacturación. Son documentos que coinciden en el fondo y no en la forma. Para resolverlos hay que leer los tres como lo haría un comprador. Los casos de cada semana:
| Lo que dicen los documentos | Lo que ve un cotejo de campos | Lo que significa |
|---|---|---|
| Pedido: “Tornillo hexagonal M12 x 50, 8.8, cincado”. Factura: “TORN DIN933 M12X50 8.8 ZN”, ref. proveedor 88214. | Dos artículos distintos. Línea sin emparejar. | El mismo tornillo con la abreviatura del proveedor. Se empareja por significado y se guarda la equivalencia. |
| Pedido: 1.000 unidades a 0,42 €. Factura: 4 cajas a 105,00 €. | Cantidad 4 frente a 1.000. Precio 105 € frente a 0,42 €. | 4 cajas de 250 son 1.000 unidades a 0,42 €. No hay diferencia. |
| Una factura de 500 unidades. Dos albaranes: 320 el día 3 y 180 el día 10. | Ningún albarán coincide con la cantidad facturada. | Dos entregas facturadas juntas. Todo recibido. |
| Precio facturado un 3,8 % por encima del pedido. El contrato revisa el precio cada trimestre según un índice. | Diferencia de precio por encima de la tolerancia del 2 %. Bloqueada. | Puede ser correcta. Hay que comprobar cuánto se movió el índice en el trimestre antes de reclamar. |
| Nota en el albarán: “Se sirve AISI 304 en lugar de 316, autorizado por J. Ruiz, ver correo del 14/3”. | Artículo correcto, precio distinto. Bloqueada. | Una sustitución que aceptó el comprador. La pregunta es si se actualizó el precio, y el correo lo responde. |
| Albarán: “Servido 180, pendiente 20”. La factura cobra 200. | Diferencia de cantidad. | Una entrega parcial facturada antes de tiempo. Se pagan 180 y se retienen 20 hasta que lleguen. |
Un OCR mejor no resuelve nada de esto. El OCR convierte una factura escaneada en caracteres; no sabe que “pendiente 20” es una entrega parcial ni que una caja trae 250. Las reglas del ERP comparan después esos caracteres campo a campo. Cerrar la brecha exige leer los tres documentos juntos, más el contrato y los correos del proveedor cuando la respuesta está ahí, y llegar a la conclusión a la que llegaría una persona cuidadosa de cuentas a pagar.
¿Cómo se fijan las tolerancias?
La tolerancia es la diferencia que aceptas sin revisar a mano. Suele fijarse por porcentaje y por importe, y se aplica la que sea más estricta: por ejemplo, hasta un 2 % o hasta 50 € por línea. Sin tolerancia, cualquier redondeo bloquea una factura; con una tolerancia demasiado amplia, los errores pequeños se pagan sin que nadie los vea y, sumados al año, dejan de ser pequeños.
- Distingue tolerancias de cantidad y de precio: no es lo mismo recibir de menos que pagar más caro.
- Pon tolerancia cero a los cargos que no están en el pedido salvo que el contrato los prevea.
- Revisa las tolerancias cada trimestre con los datos de excepciones: si casi todas se aprueban igual, son demasiado estrictas.
El proceso, paso a paso
Recibe la factura y extrae sus datos
Proveedor, NIF, número de factura, fecha, número de pedido, líneas con cantidad y precio, impuestos y total. Si la factura no cita el pedido, hay que localizarlo por proveedor e importe.
Localiza el pedido y el albarán
Busca en el ERP el pedido de compra y las entradas de mercancía o certificaciones de servicio asociadas. Una factura puede cubrir varias entregas y una entrega puede facturarse en varias veces.
Empareja cada línea con lo que de verdad factura
Identifica a qué línea del pedido y a qué albarán corresponde cada línea de la factura, aunque el proveedor use sus propias referencias, otra unidad de medida o junte varias entregas en una factura. Después compara cantidad recibida con cantidad facturada y precio facturado con precio del pedido. Revisa también impuestos, descuentos y cargos que no estaban en el pedido, como portes o recargos.
Aplica las tolerancias
Si todas las diferencias están dentro de tolerancia, la factura se contabiliza y queda lista para el pago. Si alguna la supera, la factura se bloquea con el motivo.
Resuelve las excepciones
Pide al proveedor el abono o la aclaración, confirma con el almacén lo recibido o lleva la decisión al responsable del pedido. Deja registrado qué se decidió y por qué.
¿Qué parte se puede automatizar?
Muchos ERP ya aprueban las facturas cuyos campos coinciden exactamente. Esa es la parte fácil y no es donde se va la semana de cuentas a pagar. El tiempo se va en la cola de excepciones: líneas que parecen mal solo porque el proveedor las describe, las cuenta o las agrupa de otra forma, y el grupo más pequeño que sí está mal y necesita que el proveedor lo corrija.
Esa cola es la que cubre Iris, el agente de auditoría de facturas de Traza. Lee la factura, el pedido y los albaranes juntos, como lo haría tu equipo. Reconoce las descripciones del proveedor como tus artículos, convierte unidades, une una factura a varias entregas y comprueba una subida de precio contra la cláusula del contrato que la permite. Cuando los documentos cuadran una vez entendidos, muestra su razonamiento y la factura sigue según las reglas que hayas fijado. Cuando algo está mal de verdad, lo resuelve con el proveedor: pide el abono, confirma la entrega incompleta o solicita el justificante de un recargo.
Cada excepción llega a tu equipo como una decisión, no como una diferencia: qué no cuadra, por qué cree que no cuadra, las pruebas y la respuesta del proveedor si la hay. Una persona de tu equipo la aprueba o la rechaza, y la orden de pago la sigue firmando quien corresponda.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un three-way match?
Es el nombre en inglés de la conciliación a tres bandas: comprobar que la factura del proveedor coincide con el pedido de compra y con el albarán o la entrada de mercancía antes de pagarla.
¿Qué pasa si la factura llega antes que el albarán?
La factura queda pendiente hasta que se registre la entrada. Conviene que el sistema la vuelva a cotejar sola cuando llegue el albarán, en lugar de que alguien tenga que acordarse de revisarla.
¿Qué hago con un cargo que no está en el pedido, como portes o un recargo?
Si el contrato lo prevé y está dentro de tolerancia, se puede aprobar. Si no, es una excepción: se pide confirmación al proveedor y lo aprueba o rechaza quien lanzó el pedido.
¿Se puede hacer la conciliación a tres bandas en Excel?
Con pocas facturas, sí. A partir de unos cientos al mes, cruzar a mano pedidos, albaranes y facturas consume horas y los errores se cuelan. La mayoría de los ERP tienen el cotejo, pero las excepciones siguen necesitando a alguien que las investigue.
¿Quién decide las excepciones?
Normalmente cuentas a pagar investiga y quien lanzó el pedido decide: si acepta el precio, si el material llegó o si hay que reclamar. Lo importante es que la decisión quede registrada junto a la factura.
¿Automatizar la conciliación no es solo OCR más reglas del ERP?
No. El OCR convierte la imagen de una factura en texto. Las reglas del ERP comparan después campos que deben coincidir exactamente o dentro de una tolerancia. Ninguno de los dos sabe que la descripción del proveedor es tu referencia de artículo, que 4 cajas de 250 son las 1.000 unidades del pedido o que una subida del 3 % la permite la cláusula de revisión de precios. Esos casos son la mayor parte de la cola de excepciones, y para resolverlos hay que entender los documentos, no solo leerlos.
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Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento legal. Las referencias normativas corresponden a España; comprueba los requisitos que aplican a tu caso.