- Una comparativa de ofertas solo sirve si todas las ofertas responden a la misma especificación, en las mismas unidades y con las mismas condiciones de entrega.
- El precio unitario engaña: hay que comparar el coste total, con portes, plazo, condiciones de pago y riesgo del proveedor.
- Los criterios y su peso se fijan antes de abrir las ofertas, no después.
- Pedir ofertas, perseguir respuestas y normalizarlas se puede automatizar; la adjudicación la decide el comprador.
¿RFI, RFQ o RFP?
| Documento | Qué pide | Cuándo usarlo |
|---|---|---|
| RFI (solicitud de información) | Capacidades, referencias, certificaciones. | Cuando no conoces bien el mercado o quieres ampliar la lista de proveedores. |
| RFQ (solicitud de oferta) | Precio, plazo y condiciones para una especificación cerrada. | Material o servicios bien definidos: tornillería, EPIs, transporte, mantenimiento estándar. |
| RFP (solicitud de propuesta) | Una solución completa con su precio. | Proyectos donde el proveedor tiene que proponer cómo hacerlo. |
¿Qué debe incluir la solicitud de oferta?
Cuanto más cerrada sea la solicitud, más fácil será comparar. Una RFQ completa incluye:
- Especificación técnica: referencia, norma, calidad, medidas y cualquier certificado que deba acompañar al material.
- Cantidades y unidades, incluido si hay entregas parciales o un consumo anual estimado.
- Lugar y fecha de entrega, y quién paga el transporte (o el Incoterm, si es internacional).
- Condiciones de pago que propones y si aceptas otras.
- Formato de respuesta: una plantilla con las mismas columnas para todos.
- Plazo para responder y persona de contacto.
¿Cómo conseguir ofertas comparables?
Aunque mandes una plantilla, cada proveedor responde a su manera: uno cotiza por caja y otro por unidad, uno incluye portes y otro no, uno da plazo en días naturales y otro en semanas. Antes de comparar hay que normalizar todas las ofertas a la misma unidad, la misma condición de entrega y el mismo plazo de pago. Si a una oferta le falta un dato, se pide; no se rellena con una suposición.
¿Cómo se calcula el coste total?
El coste total suma todo lo que pagarás por el material puesto en tu almacén u obra. Un ejemplo con dos ofertas para 200 tornillos:
| Concepto | Proveedor A | Proveedor B |
|---|---|---|
| Precio unitario | 12,40 € | 11,90 € |
| Material (200 uds.) | 2.480 € | 2.380 € |
| Transporte | Incluido | 180 € |
| Plazo de entrega | 9 días | 21 días |
| Coste puesto en destino | 2.480 € | 2.560 € |
El proveedor B parece más barato por unidad y acaba costando más, y además entrega 12 días más tarde. Si ese retraso obliga a parar una línea o una obra, la diferencia real es mayor que la que se ve en la tabla.
¿Qué criterios usar y cuánto pesa cada uno?
Fija los criterios y sus pesos antes de abrir las ofertas, para que la decisión no se ajuste al proveedor que ya te gusta. Un reparto de partida para material de compra recurrente podría ser este, que conviene adaptar a cada categoría:
| Criterio | Peso orientativo | Cómo medirlo |
|---|---|---|
| Coste total | 50 % | Coste puesto en destino normalizado. |
| Plazo de entrega | 20 % | Días hasta la entrega y fiabilidad en pedidos anteriores. |
| Calidad y cumplimiento | 20 % | Homologación al día, certificados, incidencias previas. |
| Condiciones comerciales | 10 % | Plazo de pago, mínimos de pedido, garantía. |
¿Cómo justificar la adjudicación?
La adjudicación tiene que poder explicarse a alguien que no estuvo en el proceso: un responsable, un auditor o el propio proveedor que no ganó. Basta con una página que recoja a quién se pidió oferta, qué respondió cada uno, cómo se normalizaron las ofertas, la puntuación por criterio y la decisión, con el motivo si no se eligió la oferta más barata.
Errores frecuentes
- Comparar precios unitarios sin pasar todo a la misma unidad y condición de entrega.
- Dar por buena una oferta incompleta y rellenar lo que falta con suposiciones.
- Decidir los criterios después de ver las ofertas.
- Invitar a proveedores que no están homologados y descubrirlo al adjudicar.
- No avisar a los proveedores que no ganan.
¿Qué parte se puede automatizar?
Casi todo el tiempo de una RFQ se va en tareas que no requieren criterio: enviar la solicitud, recordar a quien no responde, pedir el dato que falta y pasar cada oferta al mismo formato. Leo, el agente de sourcing de Traza, hace ese trabajo: preselecciona proveedores, envía la RFQ, persigue las respuestas, pone todas las ofertas en una misma comparativa y recomienda a quién adjudicar. La adjudicación la aprueba el comprador.
Cuando la adjudicación se convierte en contrato, dos cláusulas deciden lo que pagarás después: cómo puede moverse el precio y cuándo se renueva. Lo explican las guías de la cláusula de revisión de precios y de la renovación de contratos con proveedores.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre RFI, RFQ y RFP?
La RFI pide información para conocer el mercado, la RFQ pide precio por algo que ya está bien especificado y la RFP pide una propuesta cuando el proveedor tiene que plantear la solución. Para material con especificación cerrada, lo habitual es una RFQ.
¿A cuántos proveedores hay que pedir oferta?
Depende de la política de compras y del importe, pero es habitual pedir al menos tres ofertas para tener una referencia de mercado. Invitar a demasiados alarga el proceso sin mejorar mucho el resultado.
¿Qué es el coste puesto en destino?
Es lo que cuesta realmente el material cuando llega a tu almacén u obra: precio, transporte, seguro, aranceles y cualquier otro cargo. Es la cifra que hay que comparar entre proveedores, no el precio en fábrica.
¿Hay que avisar a los proveedores que no ganan?
Conviene hacerlo, con una explicación breve. Cierra el proceso, mantiene la relación y hace que el proveedor responda mejor a la próxima solicitud.
¿Se puede automatizar una comparativa de ofertas?
Sí, la parte mecánica: enviar la RFQ, recordar a quien no responde, pasar cada oferta a las mismas unidades y condiciones y calcular el coste total. La elección del proveedor sigue siendo del comprador.
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Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento legal. Las referencias normativas corresponden a España; comprueba los requisitos que aplican a tu caso.