- Es una plantilla Excel editable para anotar, proveedor por proveedor, qué evidencia sobre trabajo forzoso se pidió, qué llegó, qué cubre, de dónde sale, qué señales o contradicciones aparecen y qué falta.
- Termina siempre en una persona: responsable, siguiente acción, decisión, aprobador y fecha de revisión.
- Guarda evidencia e incertidumbre. No concluye si hay trabajo forzoso, no declara a ningún proveedor libre de riesgo y no recoge datos personales de trabajadores.
- No sustituye entrevistas, auditorías sociales, investigaciones ni asesoramiento legal, y usarla no garantiza el cumplimiento del Reglamento (UE) 2024/3015.
¿Qué es este registro y para qué sirve?
Es una hoja de cálculo para llevar la diligencia debida sobre trabajo forzoso proveedor por proveedor. Recoge qué evidencia se pidió, qué llegó, qué cubre, de dónde sale, qué señales o contradicciones aparecen, qué falta y quién decide. Sirve para poder explicar después cómo se identificó y gestionó el riesgo, incluido lo que no se sabe, que es lo que la guía de diligencia debida sobre trabajo forzoso recomienda documentar desde la homologación.
El contexto normativo es el mismo que el de la guía, con el estado a 10 de noviembre de 2026:
| Tema | Qué dice | Estado |
|---|---|---|
| Prohibición de productos con trabajo forzoso | Reglamento (UE) 2024/3015, en vigor desde el 13 de diciembre de 2024. Prohíbe comercializar, poner a disposición y exportar esos productos desde el 14 de diciembre de 2027. | Confirmado |
| Cómo se investiga | Las autoridades siguen un enfoque basado en el riesgo y pueden pedir al operador información sobre cómo aborda el riesgo de trabajo forzoso en su cadena. | Confirmado |
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Registro de evidencia de trabajo forzoso (Excel, .xlsx)
Cuatro hojas: Instrucciones; Registro, en blanco y con listas desplegables para el estado de la evidencia, el riesgo residual y la decisión; Indicadores OIT, con los 11 indicadores como lista de referencia; y Ejemplo, con tres filas ilustrativas con datos ficticios. Se abre en Excel, LibreOffice o Google Sheets.
¿Cómo se usa?
Una fila por evidencia
Proveedor, producto, centro de producción y una pieza de evidencia. Un proveedor al que pides cinco documentos tiene cinco filas, y cada una tiene su propio estado.
Anota lo pedido y lo recibido por separado
Qué pediste y cuándo; qué llegó, cuándo, qué cubre y quién lo emite. Si pides la auditoría de dos plantas y llega la de una, la diferencia queda a la vista.
Revisa contra los indicadores de la OIT
La hoja «Indicadores OIT» trae los 11 indicadores. Anota el que aparece y la página o el apartado del documento del que sale, y cualquier contradicción entre documentos.
Escribe lo que no sabes
Lo que falta, por qué falta y desde cuándo. Que el proveedor no responda o se niegue a dar un dato también se anota.
Valora el riesgo residual como prioridad
Sin valorar, bajo, medio o alto, con el motivo. Sirve para decidir a quién pedir más evidencia, a quién auditar y qué expediente revisa antes una persona. No hay opción «sin riesgo».
Cierra con un responsable y una decisión
Siguiente acción con fecha. La decisión (aprobar, aprobar con plan de mejora, suspender o rechazar) la toma una persona, con motivo, aprobador y fecha de revisión.
Si aparece una señal grave, como la retención de documentos o la servidumbre por deudas, no hace falta esperar a completar todas las filas: se escala a cumplimiento con las filas de ese proveedor, como explica la guía en cuándo parar una aprobación y cómo escalar.
¿Qué campos tiene?
| Campo | Qué anotar |
|---|---|
| Proveedor, producto, centro y origen | Razón social, producto o componente, planta con país y región, y origen declarado de las materias primas de riesgo. |
| Evidencia solicitada y recibida | Qué se pidió y qué llegó realmente, cada una con su fecha. |
| Fecha, alcance y fuente | Fecha o periodo del documento, qué cubre y qué no (plantas, agencias, subcontratistas) y quién lo emite: el proveedor, un auditor externo, una autoridad o una base de datos. |
| Estado de la evidencia | Lista: solicitada, recibida completa, recibida parcial, no recibida en plazo, el proveedor no la facilita, caducada o fuera de alcance. |
| Indicadores OIT y contradicciones | Indicadores que aparecen en la evidencia, con su página o apartado, e incoherencias entre documentos o con lo declarado. |
| Información pendiente | Lo que no se sabe todavía y por qué. |
| Riesgo residual y motivo | Prioridad interna tras revisar la evidencia: sin valorar, bajo, medio o alto. No es una conclusión legal. |
| Responsable y siguiente acción | Persona o cargo que lleva la revisión, qué se hace ahora y para cuándo. |
| Decisión, aprobador y fecha de revisión | Pendiente, aprobar, aprobar con plan de mejora, suspender hasta nueva revisión o rechazar; motivo, quién decide, cuándo y cuándo se vuelve a revisar. |
No hay ningún campo para datos personales de trabajadores. «Responsable» y «Aprobador» son personas o cargos de tu empresa.
¿Qué no hace el registro?
- No concluye si un proveedor usa o no trabajo forzoso. Un indicador de la OIT es una señal para investigar, no una prueba.
- No declara a ningún proveedor libre de riesgo. El riesgo residual refleja la evidencia revisada en una fecha.
- No sustituye las entrevistas a trabajadores, las auditorías sociales ni una investigación, ni la decisión de una persona de tu equipo.
- No garantiza el cumplimiento del Reglamento (UE) 2024/3015 ni de ninguna otra norma.
¿Cómo lo mantiene Traza en el expediente del proveedor?
Traza es una suite source-to-pay completa operada por agentes de IA. En Traza, este registro no es una hoja aparte: es parte del expediente de cada proveedor, junto a su homologación. Nora, el agente de homologación, pide la evidencia al proveedor por correo electrónico, sin portal; lee lo que llega, anota fecha, alcance y fuente, señala indicadores, huecos y contradicciones con la página de la que salen, y registra cada petición, respuesta y decisión.
Cuando aparece una señal por encima del umbral que fijes, Nora pausa la homologación y la escala a tu equipo con la evidencia adjunta. La valoración y la decisión son de una persona de tu equipo, que aprueba cada proveedor y cada excepción.
Preguntas frecuentes
¿Usar este registro garantiza que cumplo el reglamento europeo de trabajo forzoso?
No. El Reglamento (UE) 2024/3015 prohíbe productos fabricados con trabajo forzoso y no impone un procedimiento concreto. El registro ayuda a documentar cómo identificas y gestionas el riesgo, pero no prueba la ausencia de trabajo forzoso ni sustituye al asesoramiento legal.
¿Puedo marcar a un proveedor como libre de riesgo?
No, y la plantilla no lo permite. El riesgo residual es una prioridad interna (bajo, medio o alto) que se basa en la evidencia disponible en una fecha. Un riesgo bajo significa que la evidencia revisada no muestra señales, no que no existan.
¿Puedo anotar lo que me cuentan los trabajadores?
No en el registro. No incluyas nombres, documentos ni testimonios que identifiquen a trabajadores. Anota hechos y datos agregados con su fuente, y guarda los documentos con datos personales en el sistema de tu empresa con acceso restringido.
¿Sirve para proveedores de segundo y tercer nivel?
Sí. Cada fila admite el subproveedor y el centro de los que viene la evidencia, aunque te llegue a través del proveedor directo. Lo que el proveedor directo no puede o no quiere informar se anota como información pendiente.
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Fuentes
Esta página y la plantilla son informativas y no sustituyen al asesoramiento legal, a las entrevistas, a las auditorías sociales ni a una investigación de cumplimiento. Usar el registro no garantiza el cumplimiento de ninguna norma. Recoge el estado de la normativa europea a 10 de noviembre de 2026; las directrices de la Comisión y la aplicación en cada Estado miembro pueden cambiar lo que se espera de cada empresa antes del 14 de diciembre de 2027.