- Aplicar una política a un documento es comprobar, con reglas escritas, que ese documento cumple el requisito concreto que tu empresa fija para ese proveedor: emisor, titular, vigencia, alcance, cuantías y coherencia con el resto del expediente.
- Para que se pueda aplicar, la política tiene que estar escrita por categoría, país y gasto, con la comprobación de cada documento, los umbrales y los puntos en los que hay que parar y preguntar a una persona.
- Un agente puede leer cada documento que llega por correo, compararlo con el requisito, clasificarlo como completo, pendiente o fuera de política y pedir al proveedor solo lo que falta, en el mismo hilo.
- Las excepciones, las posibles coincidencias en sanciones y la aprobación del proveedor siempre las decide una persona. Cambiar una regla es un cambio revisado que queda registrado.
¿Qué significa aplicar una política a un documento?
Que un documento esté subido no significa que cumpla. Un certificado de Hacienda puede ser el genérico y no el de contratistas, una póliza puede cubrir menos de lo que exige tu categoría y un ISO 9001 puede ser de otra planta. Aplicar la política es comprobar cada documento contra el requisito concreto que tu empresa fija para ese proveedor, con reglas escritas, y dejar anotado el resultado y el motivo.
Es el trabajo que hoy hace una persona abriendo PDF uno a uno. Con reglas escritas, la misma comprobación se hace igual para todos los proveedores y se puede explicar después.
Cómo escribir la política para que se pueda aplicar
- Requisitos por categoría, país y gasto: qué documentos pide cada combinación.
- Para cada documento, qué se comprueba: emisor, titular, vigencia, alcance, cuantías.
- Qué valor se acepta: una cuantía mínima, una lista de entidades certificadoras, una antigüedad máxima.
- Umbrales de riesgo y qué los dispara.
- Puntos de parada: cuándo el agente no sigue y pregunta a una persona.
- Quién aprueba cada tipo de excepción.
Si la política solo existe en la experiencia de una persona del equipo, el primer paso es escribirla. La guía de homologación de proveedores recoge la documentación habitual en España y por qué se pide cada documento.
De requisito a comprobación: un ejemplo
| Documento | Requisito de la política | Qué se comprueba | Si no cumple |
|---|---|---|---|
| Certificado de estar al corriente con Hacienda | Certificado específico para contratistas, vigente | Tipo de certificado, NIF y razón social, fecha de emisión | Pendiente: se pide el certificado correcto |
| Certificado de la Seguridad Social | Negativo de descubiertos, emitido para esta relación | Emisor (TGSS), NIF, fecha | Pendiente: se pide la actualización |
| Póliza de responsabilidad civil | Cuantía mínima por siniestro según la categoría; recibo al corriente | Cuantía, actividades cubiertas, tomador, vencimiento y recibo | Fuera de política si la cuantía es inferior: excepción a una persona |
| Certificado ISO 9001 | Entidad acreditada; alcance que cubre lo que compras | Entidad, alcance, planta y caducidad | Fuera de política si el alcance no cubre el producto |
| Certificado de titularidad bancaria | Titular igual a la razón social | Titular, IBAN, entidad | Bloqueo: una persona revisa cualquier discrepancia |
| Inscripción en el REA (construcción) | Inscripción vigente si subcontrata en obra | Número, comunidad autónoma, vigencia | Pendiente: se pide el justificante |
Conjunto de requisitos ilustrativo, no es la política de un cliente. Las cuantías y los documentos dependen de tu sector, tu categoría y tu política.
Qué pasa cuando llega un documento
Llega el documento
Por correo, como respuesta a la petición o en un buzón compartido. No hace falta que el proveedor entre en un portal.
Se identifica
Qué documento es, de qué proveedor y para qué requisito, aunque venga con otro nombre de archivo, escaneado o en otro idioma.
Se compara con el requisito
Cada comprobación de la política: emisor, titular, vigencia, alcance, cuantías. Y su coherencia con el resto: misma razón social, mismo NIF, misma dirección.
Se clasifica
Completo, pendiente o fuera de política, con el motivo y la regla que aplica escritos junto al documento.
Se responde al proveedor
En el mismo hilo, pidiendo solo lo que falta y diciendo exactamente qué está mal: la cuantía, la fecha o el titular.
Las excepciones van a una persona
Lo que está fuera de política, lo que el agente no puede leer con seguridad y cualquier posible coincidencia en sanciones llegan a la persona responsable en Microsoft Teams o Slack, con el documento y la regla.
El proveedor sigue respondiendo al correo como siempre. La guía de gestión de proveedores sin portal muestra cómo es ese intercambio de principio a fin.
Qué se puede automatizar y qué decide una persona
| Paso | Lo hace el agente | Lo decide una persona |
|---|---|---|
| Identificar y leer el documento | Sí | Solo si no se puede leer con seguridad |
| Comparar con el requisito y clasificar | Sí, con la regla escrita | No |
| Pedir lo que falta al proveedor | Sí, en el mismo hilo | No |
| Excepciones a la política | Prepara el caso con el documento y la regla | Sí |
| Posibles coincidencias en sanciones | Las detecta y para el expediente | Siempre |
| Aprobar al proveedor | Prepara el expediente y una recomendación | Siempre |
| Cambiar una regla | No | Sí, como cambio revisado |
Cómo cambiar una política sin perder la trazabilidad
Las políticas cambian: sube la cuantía mínima de una póliza, entra una certificación nueva o un cliente exige un documento más. Cada cambio debe quedar registrado con fecha, autor y motivo, y aplicarse a partir de ese momento a todos los proveedores. Los ya aprobados se revisan con la regla nueva en su próxima renovación o antes, si tu política lo pide. Así, cuando un auditor pregunta por una aprobación de hace un año, la respuesta es la regla que estaba vigente ese día.
Errores frecuentes
- Dar por bueno un documento porque está subido, sin leerlo.
- Aplicar reglas distintas según quién revise ese día.
- Pedir todo de nuevo al proveedor cuando falla un solo documento.
- Cambiar un umbral sin dejar constancia de cuándo ni por qué.
- Automatizar la aprobación en lugar de la comprobación.
Límites
- La comprobación es tan buena como la política escrita. Si una regla es ambigua, el agente la lleva a una persona.
- Comprueba los documentos que aporta el proveedor. No audita sus instalaciones ni certifica el cumplimiento.
- En la homologación de material, cubre lo documental, no la validación técnica de muestras o ensayos.
- Una persona aprueba cada proveedor y cada excepción.
Nora, el agente de homologación de Traza, aplica tu política a cada documento y prepara el expediente que aprueba una persona. Consulta su perfil o, para empezar con un diagnóstico sobre tus propios proveedores, reserva una llamada.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden aplicar automáticamente las políticas de homologación a los documentos recibidos?
Sí, la lectura, la comparación con el requisito, la clasificación y la petición de lo que falta. Lo que no se automatiza es la decisión: las excepciones, las posibles coincidencias en sanciones y la aprobación del proveedor las toma siempre una persona.
¿Qué tiene que tener una política para que un agente la aplique?
Los requisitos por categoría, país y gasto; para cada documento, qué se comprueba y qué valor se acepta; los umbrales de riesgo; y los puntos en los que hay que parar y preguntar a una persona. Si hoy está en la cabeza de alguien, el primer paso es escribirla.
¿Qué pasa si el proveedor envía un documento que no cumple?
Se clasifica como pendiente o fuera de política con el motivo, y se le responde en el mismo hilo pidiendo solo ese documento. Si la diferencia es una excepción que tu política permite valorar, como una cuantía algo inferior, va a una persona para que decida.
¿Quién puede cambiar una regla?
Tu equipo de cumplimiento o de compras, como un cambio revisado. El cambio queda registrado con fecha y autor, y a partir de ese momento se aplica igual a todos los proveedores.
¿Sirve para proveedores ya homologados?
Sí. Las mismas reglas vigilan las caducidades y piden la renovación antes de que venza el documento, y una regla nueva se puede aplicar a los proveedores existentes en su próxima revisión.
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Este artículo es informativo y no sustituye al asesoramiento legal. Las referencias normativas corresponden a España; comprueba los requisitos que aplican a tu caso.