- La plantilla es un Excel editable para la evaluación inicial y la reevaluación de proveedores, con cuatro hojas: Instrucciones, Criterios, Evaluación y un Ejemplo con datos ficticios.
- Trae nueve criterios de ejemplo: alcance del suministro, certificaciones y su vigencia, evidencia documental, OTIF, plazo de entrega, PPM, no conformidades, acciones correctivas (8D) y riesgo. Los pesos, mínimos y umbrales se cambian en la hoja Criterios.
- Cada criterio guarda el resultado observado, la fuente y la fecha de verificación. La hoja calcula la puntuación ponderada, marca las condiciones que bloquean y propone un resultado; la decisión, las excepciones y la próxima revisión las firma el aprobador.
- ISO 9001 (apartado 8.4) pide que cada organización defina y aplique sus propios criterios para evaluar, seleccionar, seguir y reevaluar a sus proveedores externos. No fija estos criterios ni estos valores: la plantilla es un punto de partida, no un requisito de la norma ni una certificación.
¿Qué cubre la plantilla de evaluación de proveedores?
Sirve para evaluar a un proveedor antes de homologarlo y para reevaluarlo después, con los mismos criterios y dejando registro de por qué se decidió. Cada criterio lleva el dato observado, la fuente donde se comprobó y la fecha. La hoja suma las puntuaciones con sus pesos, separa las condiciones que no se compensan con nota (un certificado caducado, un alcance sin definir) y propone un resultado. El aprobador decide, justifica, fija acciones y la próxima revisión.
- Instrucciones: cómo usarla, cómo se calcula el resultado y qué va en cada campo.
- Criterios: criterios, pesos, mínimos, umbrales y frecuencia de revisión, todo editable.
- Evaluación: la ficha en blanco, con listas desplegables y fórmulas. Se duplica por proveedor.
- Ejemplo: una reevaluación rellena. Ejemplo ilustrativo con datos ficticios; el proveedor y las personas son inventados.
Descargar la plantilla (Excel, .xlsx)
¿Cómo se usa, paso a paso?
Adapta los criterios
En la hoja Criterios cambia los textos, decide qué es condición y qué se puntúa, ajusta los pesos (los puntuables suman 100) y la puntuación mínima de cada uno. Borra lo que no uses y añade lo tuyo en las tres filas libres.
Fija umbrales y frecuencia
Define a partir de qué puntuación se propone «Apto» y «Apto condicionado», y cuántos meses pasan hasta la próxima revisión según la criticidad del proveedor.
Abre una evaluación por proveedor
Duplica la hoja Evaluación para cada proveedor y alcance. Indica si es inicial, periódica o extraordinaria, qué suministra, su criticidad y el periodo evaluado.
Anota la evidencia de cada criterio
El resultado observado, de dónde sale y la fecha en que lo comprobaste. Puntúa de 0 a 5 o marca Sí o No en las condiciones. Si aceptas una condición no cumplida, registra la excepción, su motivo y quién la aprueba.
Decide y firma
Con el resultado propuesto y las alertas delante, el aprobador decide, escribe la justificación, fija las acciones con su responsable y la fecha de la próxima revisión. Guarda la evaluación cerrada como registro.
¿Qué criterios trae y cómo se adaptan?
Dos tipos. Las condiciones se cumplen o no, y una condición en No bloquea el resultado aunque el resto puntúe bien. Los criterios puntuables van de 0 a 5 con una guía de puntuación para cada nivel y suman según su peso. Pesos de ejemplo, pensados para material directo; cámbialos a lo que pesa en tu planta:
| Criterio | Tipo | Peso (ejemplo) | Evidencia habitual |
|---|---|---|---|
| Alcance del suministro | Condición | — | Ficha del proveedor, plano o especificación, contrato marco. |
| Certificaciones y vigencia | Condición | — | Certificado y base de datos de la certificadora o del esquema sectorial. |
| Evidencia documental | Puntuable | 10 % | Expediente del proveedor y registros oficiales. |
| Entregas a tiempo y completas (OTIF) | Puntuable | 25 % | Líneas de pedido y entradas de mercancía del ERP. |
| Plazo de entrega y su variabilidad | Puntuable | 15 % | Fechas de pedido y de entrada del ERP. |
| Calidad de lo recibido (PPM o tasa de rechazo) | Puntuable | 25 % | Inspección de recepción, avisos de calidad, devoluciones. |
| No conformidades | Puntuable | 10 % | Registro de no conformidades. |
| Acciones correctivas (8D) | Puntuable | 10 % | Informes 8D y seguimiento de acciones. |
| Riesgo | Puntuable | 5 % | Proveedor de datos de riesgo, registros públicos, sanciones, gasto por referencia. |
En indirecto o servicios, entrega y calidad suelen pesar menos y la evidencia documental más. En automoción, aeronáutica o sanidad, añade los requisitos de sector y de tus clientes: IATF 16949, EN 9100 o ISO 13485 y el PPAP o la primera muestra, que la guía de homologación de calidad y PPAP explica. Cómo se definen y calculan OTIF, plazo y PPM está en la guía de evaluación del desempeño de proveedores.
¿Qué campos hay que rellenar en cada evaluación?
| Campo | Qué poner |
|---|---|
| Tipo de evaluación | Inicial, reevaluación periódica o reevaluación extraordinaria (no conformidad grave, cambio de planta o de proceso, alerta de riesgo). |
| Alcance del suministro | Referencias, familias, procesos y centro. Un proveedor puede estar aprobado para un alcance y no para otro. |
| Criticidad | Alta, media o baja según el efecto en la conformidad del producto. Calcula la próxima revisión sugerida. |
| Resultado observado y evidencia | El dato concreto: «OTIF 88 % en el semestre», «ISO 9001 en vigor hasta el 14/03/2027». |
| Fuente de verificación | ERP, sistema de calidad, expediente, base de datos de la certificadora, auditoría, proveedor de datos de riesgo o registro público. |
| Fecha de verificación | Cuándo se comprobó. Un certificado verificado hace un año no prueba que siga en vigor. |
| Puntuación y mínimo | De 0 a 5 en los criterios puntuables, con la guía de la hoja Criterios. Por debajo del mínimo salta una alerta. |
| ¿Cumple? (condición) | Sí, No o No aplica. Una condición en No bloquea el resultado salvo excepción aprobada. |
| Excepción y motivo | Por qué se sigue adelante, hasta cuándo y quién lo aprueba. |
| Decisión y justificación | Aprobado, aprobado con condiciones, en observación, rechazado o baja, con el motivo por escrito. |
| Responsable del seguimiento | Quién sigue las acciones y los 8D abiertos hasta cerrarlos. |
| Aprobador y fecha | Nombre, cargo y fecha de quien decide. |
| Próxima revisión | La fija el aprobador; la sugerida sale de la criticidad y se puede adelantar. |
La fuente y la fecha de verificación son lo que convierte la ficha en evidencia: en una auditoría tienes que poder enseñar qué se comprobó, dónde y cuándo, no solo la nota.
¿Cómo calcula el resultado propuesto?
La puntuación ponderada es la suma de cada puntuación por su peso, dividida por la suma de los pesos de los criterios completados, en escala de 0 a 5. Con los umbrales de la hoja Criterios (de ejemplo, 3,5 para «Apto» y 2,5 para «Apto condicionado»), la propuesta sale así:
| Situación | Resultado propuesto |
|---|---|
| Falta algún criterio por completar | Pendiente: faltan datos |
| Una condición en No sin excepción aprobada | No apto: condición no cumplida |
| Puntuación en o por encima del umbral de «Apto» y ningún criterio bajo su mínimo | Apto |
| Puntuación en o por encima del umbral de «Apto», con algún criterio bajo su mínimo | Apto condicionado: criterio bajo el mínimo |
| Puntuación entre los dos umbrales | Apto condicionado |
| Puntuación por debajo del umbral de «Apto condicionado» | No apto |
En la hoja Ejemplo, con datos ficticios, el proveedor cumple las dos condiciones y saca 3,25: queda como «Apto condicionado» por un OTIF por debajo del objetivo y un 8D sin verificar, y el aprobador lo deja aprobado con tres acciones con fecha. El resultado es una propuesta: la decisión la toma y la firma una persona.
Descargar la plantilla (Excel, .xlsx)
¿Cómo la rellena Traza y quién decide?
Traza es una suite source-to-pay completa operada por agentes de IA, y la evaluación de proveedores es parte de ella. Con acceso al ERP y al registro de calidad, calcula el OTIF, el plazo y su variabilidad y los PPM de cada proveedor a partir de pedidos, entradas de mercancía e inspecciones, con la evidencia de cada cifra. Lee cada certificado, comprueba su alcance, el centro y la caducidad, y avisa antes de que venza. Pide por email el 8D cuando se abre una no conformidad, revisa cada paso y lo sigue hasta que se verifica la eficacia; el proveedor responde al email, sin cuenta en ningún portal.
Con eso, Nora prepara la evaluación de cada proveedor con el dato, la fuente y la fecha de cada criterio, la puntuación y las alertas, y la deja en Microsoft Teams o Slack al responsable. Quien aprueba decide, registra las excepciones y fija la próxima revisión; Traza solo escribe el estado del proveedor en tu ERP después de esa aprobación, y cada paso queda registrado con los datos que usó y quién lo aprobó. Los criterios y pesos son los tuyos, los de esta plantilla o los que ya tengas.
Preguntas frecuentes
¿ISO 9001 exige una plantilla o unos criterios concretos para evaluar proveedores?
No. El apartado 8.4 pide que la organización determine y aplique criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, según su capacidad de suministrar conforme a los requisitos, y que conserve información documentada de esas actividades. Qué criterios, con qué pesos y con qué formato lo decide cada organización. Esta plantilla es un ejemplo adaptable.
¿Qué diferencia hay entre la evaluación inicial y la reevaluación de un proveedor?
La evaluación inicial decide si un proveedor nuevo, o un alcance nuevo de uno existente, puede suministrar: pesa más la evidencia documental, las certificaciones y la capacidad. La reevaluación usa el desempeño real del periodo, como OTIF, PPM, no conformidades y cierre de 8D, y puede ser periódica o extraordinaria tras una incidencia grave. La plantilla sirve para las dos con el campo Tipo de evaluación.
¿Cada cuánto hay que reevaluar a un proveedor?
La norma no fija un plazo. La plantilla propone, como ejemplo, 6 meses para criticidad alta, 12 para media y 24 para baja, más una reevaluación extraordinaria cuando hay una no conformidad grave, un cambio de planta o de proceso o una alerta de riesgo. Ajusta esos meses en la hoja Criterios a tu sistema de calidad y a lo que pidan tus clientes.
¿Qué hago si un proveedor no cumple una condición pero lo necesito?
Registra una excepción: marca Excepción = Sí en esa fila, escribe el motivo, su alcance y fecha límite, y quién la aprueba. El resultado deja de bloquearse y la excepción queda contada en el resumen. Las acciones para cerrarla van en la decisión, con su responsable.
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Fuentes
Plantilla y guía a 10 de noviembre de 2026. Los criterios, pesos, umbrales y frecuencias son un ejemplo adaptable, no un requisito de ISO 9001. Usarla no certifica nada ni garantiza superar una auditoría, y no es asesoramiento jurídico. La hoja Ejemplo es un ejemplo ilustrativo con datos ficticios.